В любой уважающей себя компании непрерывный поток переписки должен быть дипломатичным и соответствовать определенной этике электронной почты. В своих сообщениях мы рекламируем достоинства нашей организации, репутацию, приглашаем к сотрудничеству в бизнесе. Мы четко знаем, чего хочет клиент и как увеличить наши и его продажи, производительность и доход. Для этого мы используем самую лучшую и качественную электронную связь. Но чтобы не подорвать репутацию вашей драгоценной компании, не быть осмеянным среди сослуживцев и не получать гневных откликов от клиентов, необходимо соблюдать некоторые правила электронной переписки.
Далее приведено самое последнее в обзоре e-mail дипломатии.
Ставьте определенную тему ваших сообщений. Тщательно продумывайте темы сообщений, например, "Здравствуйте" или " Важное сообщение для Вас".
При ответе или пересылке электронной почты, очищайте документ. Мария Салтыкова, консультант коммуникаций в Санкт-Петербурге, говорит, " я только что получила электронную почту от кого-то, кто разослал эту информацию 12 другим людям.Мне не интересна эта информация". Вместо "Копии" задействуйте «Скрытую копию», которая используется чаще. В сообщении, которое вы отправляете, удаляйте постороннюю информацию типа "От кого", «Кому», «Тема», адреса и даты.
При ответе копируйте только сам вопрос, поставленный вам, затем пишите ответ. Вы не должны ставить автоматический ответ, но и не посылать голое сообщение, в котором написано только "Да". Это слишком прямолинейно и смущает читателя.
Адресуйте и подписывайте ваши электронные письма. Заполняйте поля «От кого», «Кому», пишите, кто посылает и начинайте сообщение с имени человека "Владимир Птрович" или "Дорогой Владимир Петрович", автоматические помощники помогут вам настроить эти фразы. В конце подпишитесь, " Искренне Ваш…, С уважением…" или обеспечьте стандартную подпись, чтобы получивший знал, кем вы являетесь и как можно с вами связаться.
НЕ ПЕЧАТАЙТЕ ВСЕ CAPS LOCK (ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ). ЭТО ЧЕРЕСЧУР КРИЧАЩЕ и вы кажетесь слишком ленивыми, чтобы набрать текст должным образом. Это все еще письменная среда. Пишите письма, руководствуясь стандартами и профессиональными принципами, будьте любезны.
Проверяйте себя периодически - то, как вы ведете свои дела по электронной почте.
